Jestem biegłym rewidentem od 30 lat, a 40 lat zajmuję się księgowością, postanowiła napisać o  e-sprawozdaniach, ponieważ zauważyłam wiele zalet  i wiele wad związanych z tym niewątpliwie milowym krokiem w rozwoju  formy sprawozdawczości.

Aby docenić potęp technologiczny  w tej dziedzinie przedstawię krótki rys historyczny.

40 lat temu księgowy posługiwał się głównie długopisem, a urządzeniami księgowymi były „amerykanki”, czyli długie książki pokryte liniami w kolorze czerwonym i niebieskim, które obrazowały konta księgowe tak zwane „szubienice”. Były też kartoteki i dzienniki księgowań i kalki.

Do liczenia służyły różne maszynki do liczenia. Najlepsze były z taśmą.

Były też rejestry tematyczne np. zakupu, sprzedaży, kasowy, bankowy itp.

Księgowych bolały ręce od pisania i głowy od stukotu maszynek do liczenia.  Zestawienia obrotów i sald trzeba było za każdy miesiąc uzgodnić z dziennikiem księgowań. Czasami było to bardzo trudne, ponieważ nieczytelne pismo i inne błędy uniemożliwiały łatwe uzgodnienie. Wystarczyło, ze nierówno przyłożyło się na dziennik kalkę a na tę kalkę  kartotekę, bo na tej kartotece się pisało a przez kalkę się przebijały cyfry i litery na dziennik. Kartoteki trzeba było posumować, i wpisać dane do zestawienia obrotów i sald. Sprawozdania finansowe były wypełniane ręcznie na papierze najpierw ołówkiem, a następnie jak już wszystko było zgodne poprawiało się długopisem lub nosiło do  Pań maszynistek, aby przepisały w maszynie do pisania.

Potem nadeszła era komputerów i programów księgowych działających w środowisku DOS. W latach 90-tych poprzedniego wieku następował rozwój oprogramowania, a pod koniec lat 90-tych można było już uzyskiwać dostęp do Internetu. Ewidencja księgowa przechodziła w sferę wirtualną, ale sprawozdania finansowe nadal miały formę papierową.

Raporty i opinie biegłego rewidenta również były papierowe. Mnie osobiście bolała ręka od podpisywania, a zużycie papieru oraz tuszu w drukarkach było ogromne.

Ogromną zaletą e-sprawozdań jest to że nie musimy zużywać papieru i tonerów do drukarek, przez co oszczędzamy nasze środowisko. Mamy też szybki dostęp do informacji.

Na jesieni 2018 roku do księgowych zaczęły dochodzić informacje, o sprawozdaniach w postaci JPK czyli jednolitych plików kontrolnych oraz o podpisach elektronicznych.

Aktualnie jest już wiele dostępnych narzędzi do sporządzenia e-sprawozdań, ale jakie wybrać?

Aplikacje do e-sprawozdań wbudowane w programy księgowe posiadają możliwość generowania danych do bilansu i rachunku zysków i strat bezpośrednio z ewidencji księgowej w programie finansowo, księgowym , co stanowi ich niewątpliwą zaletę, bo zmusza księgowych do prawidłowego definiowania kont księgowych i przypisania ich do odpowiednich pozycji sprawozdania. Jednakże niektóre z tych aplikacji nie rozwijają w odpowiedni sposób  sum pośrednich, przez co występują błędy rachunkowe przy sumowaniu sprawozdań.

Rachunek przepływów pieniężnych CF i zestawienie zmian w kapitałach trzeba wyliczyć poza aplikacją, a potem dopiero wpisać kwoty, co powoduje, że łatwo się pomylić i nie wiadomo czy jak jest zmniejszenie, to wpisać  kwotę z minusem czy też bez znaku. Wszystkie dodatkowe informacje trzeba sporządzić poza aplikacją i wpiąć – załączyć do e-sprawozdania aby w odpowiedni sposób się zakodowało. A jak podpiąć te załączniki, to  też nie wiadomo do końca.  Jeszcze gorzej jest ze wstępem nie wiadomo czy wpisać numer NIP czy numer KRS. Zadane w zangielszczony sposób pytanie i podzielenie jednej frazy na dwie też nie ułatwia sprawy.

„czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności?”

Jaka odpowiedź jest dobra? TAK – nie istnieją, Nie-Nie istnieją?

W języku polskim dwa zaprzeczenia wydają się potwierdzeniem i to mocnym potwierdzeniem.

Do dzisiaj nie wiem jaka odpowiedź jest prawidłowa, domyślam się , że TAK.

Brak jest instrukcji jak sporządzić e-sprawozdanie przy użyciu danej aplikacji. Często zdarza się że opisywane są zasady rachunkowości na 5-ciu stronach lub nawet jest załączona jest cała polityka rachunkowości we  wstępie do sprawozdania. Nic z tego, można wpisać tylko 3 500 znaków i to chyba ze spacjami. Załączniki można załączać tyko zapisane w PDF na końcu sprawozdania. SCANY raczej nie przejdą. Załączniki są kodowane systemem „base 64”  – TAKI JEST WYMÓG PRAWNY.ART. 45 ust 1g Ustawy o rachunkowości.

Aby zapoznać z tymi  strukturami można ściągnąć je ze strony Ministerstwa Finansów i pooglądać w notatniku lub EXCELU, ale trzeba czytać między wierszami dużej liczby znaków służących programistom.

A co z podstawą prawną do zmian pomiędzy wynikiem podatkowym a bilansowym?  Ustawodawca ustrukturyzował nam również notę 2.6 z informacji dodatkowej dla jednostek innych  i nakazał wpisywanie podstaw prawnych do pozycji różnic równych i wyższych 10 tys. zł.

Aby uniknąć żmudnego wyszukiwania artykułów w ustawach podatkowych, dla mikro i  małych jednostek można zrobić sprawozdania nie wymagające sporządzania informacji o podatku dochodowym w formie ustrukturyzowanej. (załącznik nr 4 i 5 do Ustawy o rachunkowości). Koniecznym do tego jest podjęcie uchwały przez ORAGAN ZATWIERDZAJACY sprawozdanie o wyborze tej formy sprawozdania.

Zakładamy, że udało się nam wygenerować w posiadanej aplikacji  e-sprawozdanie , ale nie wiemy czy jest prawidłowe technicznie i czy uda się je zamieścić w KRS. Co najlepiej zrobić? Spróbować próbnie zamieścić do  wysłania w KRS i wtedy program powinien nam wysłać informację.  Można też zakupić dedykowaną aplikację do WALIDACJI E-Sprawozdań i sprawdzić przy użyciu tej aplikacji. Podaję linka do strony….. Aplikacja wyświetli komunikat „Sprawozdanie zgodne ze schematem MF”.

Można spać spokojnie, przejdzie w KRS.

Nie wiemy jak odczytać to sprawozdanie, nie wiemy czy nie zawiera błędów rachunkowych.  Co należy zrobić? Są już dostępne czytniki, natomiast jest niewiele narzędzi do oczytania e-sprawozdań w  EXCELU ze sprawdzeniem sumowania. Można zakupić stosowny DEKODER (FULL) który umożliwia jeszcze sporządzenie analizy finansowej. [PROGRAMY]

W kolejnej części bloga  napiszę o innych narzędziach do e-sprawozdań oraz o podpisywaniu e-sprawozdań.

Życzę samych prawidłowych e-sprawozdań.