Prowadzenie ksiąg rachunkowych i innych równie istotnych spraw w firmie nie jest prostym zadaniem. Wiele przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie profesjonalnych księgowych, którzy dopilnują, aby wszystkie formalności były dopięte na ostatni guzik. Przy dokumentacji finansowej należy przestrzegać określonych zasad i przepisów. W przeciwnym razie zarówno księgowych, jak i firmę mogą spotkać nieprzyjemne konsekwencje, które mogą być skutkiem pomyłki lub niedopatrzenia.
Kto ustala zasady prowadzenia dokumentacji finansowej?
Historia prowadzenia ksiąg rachunkowych ma swoje początki w XV wieku, kiedy Benedetto Cotrugli opisał pierwsze zasady prowadzenia dokumentacji finansowej. Dzisiaj obowiązują zupełnie nowe przepisy, które są określane przez ustawę o rachunkowości. W przypadku problemów z prowadzeniem dokumentacji warto skorzystać z usług księgowych, dzięki czemu firma będzie miała pewność, że księgi są prowadzone zgodnie z zasadami.
Niezwykle istotny jest podział ksiąg na elementy. Dziennik służy do ujmowania operacji w sposób chronologiczny, dlatego wszystkie dane powinny być numerowane, a sumy obrotów pieniędzy liczone metodą ciągłą. W księdze głównej rejestruje się zdarzenia, które spisywane są w dwóch kopiach, po jednej dla każdej ze stron. Księga pomocnicza to uszczegółowienie księgi głównej. Składa się z kont analitycznych, a także znajdują się tam informacje o wartościach niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, a także operacji dotyczących zakupu.
Dokumentacja powinna być prowadzona rzetelnie, czyli tak, aby zapiski zgadzały się z rzeczywistym i bieżącym stanem firmy. W księgach rachunkowych nie może być żadnych błędów, dlatego zapiski muszą być sprawdzalne i prowadzone na bieżąco.
