Liczne obowiązki przedsiębiorcy obejmują między innymi przygotowywanie i wysyłanie do Urzędu Skarbowego pliku JPK. Został on wprowadzony, aby zwiększyć stopień cyfryzacji i przepływu danych elektronicznych, co miało poprawić działanie organów podatkowych. Niedostarczenie wymaganego pliku wiąże się z surowymi karami, ale dostarczenie pliku z błędami również. Jak zatem sprawdzić poprawność pliku JPK?

Jednolity Plik Kontrolny- co obejmuje

Plik ten jest cyfrowym formatem ksiąg podatkowych, oraz dowodów księgowych jak faktury czy umowy. Znajdują się w nim informacje na temat wyciągów bankowych, stanu magazynów, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, faktur VAT, księgi przychodów i rozchodów i sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Innymi słowy, to pigułka informacji o danym przedsiębiorstwie. Ponieważ zbiór tych danych ma format plików XML nie jest łatwo na bieżąco kontrolować ich zawartość. Składa się je na potrzeby kontroli przez urzędy skarbowe i aby poprawnie je wysłać, należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Ponieważ pliki te wysyła się drogą elektroniczną, pakowane są do plików z rozszerzeniem ZIP, aby zawierały mniej miejsca. Stwarza to wiele sytuacji, w których może dojść do uszkodzenia pliku. W ostatnich latach daje się zauważyć wzmożone zainteresowanie kontrolami tego rodzaju informacji, które są efektem walki z nadużyciami VAT. Stąd tak duży nacisk kładziony jest na to, aby pliki te zawierały poprawne dane i wysłane były w odpowiedniej formie.

Jak sprawdzić poprawność pliku JPK?

Należy pamiętać, że import danych z ksiąg rachunkowych do pliku JPK niesie ze sobą ryzyko błędu. Zawinić może program, którego używamy do konwersji danych, jak i czynnik ludzki. Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek sprawdzenia poprawności danych, spójności rejestrów z deklaracją VAT czy zgodności technicznej pliku JPK. Stąd wymagana jest jego kontrola na etapie wysyłki po utworzeniu, ale przed spakowaniem czy podziałem na mniejsze pliki. Jak wyłapać nieścisłości, które mogą przyczynić się do kontroli skarbowej firmy? Należy zwrócić uwagę na salda kont, kolumn ksiąg i sprawdzić poszczególne pozycje księgowe np. ich numerację. Do takiego przeglądu przyda się specjalnie przeznaczony do tego program. Jeśli mamy obawy, że nie przeprowadzimy tej kontroli poprawnie, warto zlecić to zadanie firmie specjalizującej się w tego rodzaju usługach. Posiadają one aplikacje do sporządzania sprawozdań dla mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Decydując się na taką współpracę, możemy mieć pewność, że nie pominiemy żadnego punktu do sprawdzenia.